Nowa ustawa o ochronie sygnalistów – co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?

Wraz z wejściem w życie nowej ustawy o ochronie sygnalistów, przedsiębiorcy w Polsce staną przed nowymi wyzwaniami dotyczącymi ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w firmach. Ustawa, która zacznie obowiązywać 25 września 2024 roku, nakłada na przedsiębiorców obowiązek wdrożenia procedur zgłaszania naruszeń prawa oraz zapewnienia ochrony sygnalistom. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje, które pomogą firmom przygotować się do wdrożenia nowych przepisów.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Nowe regulacje obejmują:

• Przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
• Organizacje sektora publicznego.
• Firmy z sektorów wysokiego ryzyka, takich jak finansowy, energetyczny, farmaceutyczny – bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Ważne Terminy

• 25 września 2024 roku – wejście w życie większości nowych przepisów.
• 25 grudnia 2024 roku – wejście w życie przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych.

Kim jest sygnalista?

Wielu pracodawców wciąż nie w pełni zdaje sobie sprawę kim jest sygnalista i jakie zgłoszenia mogą być przez niego składane. Kluczowe jest zrozumienie, że sygnalista to osoba chroniona prawnie, a jego zgłoszenia mogą dotyczyć szerokiego spektrum naruszeń prawa, nie tylko tych związanych bezpośrednio z działalnością firmy.

Sygnalistą może być każda osoba powiązana z firmą, w tym pracownik, były pracownik, zleceniobiorca, wolontariusz, stażysta, a nawet kandydat na pracownika, który zgłasza naruszenie przepisów prawa. Zgłoszenia mogą dotyczyć szerokiego spektrum zagadnień, takich jak zamówienia publiczne, ochrona środowiska, zdrowie publiczne, korupcja czy bezpieczeństwo produktów.

Możliwości zgłaszania naruszeń

Sygnalista ma trzy możliwe drogi działania po stwierdzeniu naruszenia prawa w obszarze regulowanym ustawą: zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne lub ujawnienie publiczne.

• Zgłoszenie wewnętrzne polega na poinformowaniu o naruszeniu prawa bezpośrednio podmiotu, z którym sygnalista jest związany stosunkiem pracy lub inną relacją o charakterze zarobkowym.
• Zgłoszenie zewnętrzne oznacza przekazanie informacji o naruszeniu do odpowiedniego organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich.
• Ujawnienie publiczne to podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej bez korzystania z wcześniejszych ścieżek zgłoszenia.

Na czym ma polegać ochrona sygnalistów?

Zgodnie z nową ustawą, sygnalista nie może być poddawany działaniom odwetowym ani groźbom lub próbom takich działań. Zakazane są działania odwetowe takie jak: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie awansu lub pominięcie w procesie awansowania, przeniesienie na niższe stanowisko, mobbing lub dyskryminacja. Za działania odwetowe będą również uznawane próby lub groźby ich zastosowania w związku ze zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym.

Osoba, która padnie ofiarą działań odwetowych, będzie miała prawo do odszkodowania w wysokości nie mniejszej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej z poprzedniego roku, a także prawo do zadośćuczynienia.

Obowiązki pracodawców

Jednym z najważniejszych wyzwań jest zapewnienie poufności i anonimowości zgłoszeń sygnalistów. Przedsiębiorcy muszą wdrożyć szereg procedur i narzędzi, aby spełnić wymogi ustawy. Oto najważniejsze z nich:

1. Stworzenie kanałów zgłaszania naruszeń – Kanały te muszą być bezpieczne i poufne, zapewniając ochronę tożsamości sygnalistów.
2. Opracowanie procedur – Każda organizacja musi wdrożyć tzw. regulamin whistleblowing, który określi zasady przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz ochrony sygnalistów.
3. Powołanie osoby odpowiedzialnej – W firmie powinna być wyznaczona osoba lub jednostka organizacyjna odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie działań następczych.
4. Przeszkolenie pracowników – Pracownicy muszą być poinformowani o nowych procedurach, a także o swoich prawach i obowiązkach jako sygnaliści.
5. Ochrona sygnalistów – Pracodawca musi zapewnić, że osoby zgłaszające naruszenia nie będą podlegać represjom.
6. Prowadzenie rejestru zgłoszeń – Każde zgłoszenie powinno być zarejestrowane w sposób zgodny z przepisami prawa, uwzględniając dane sygnalisty, opis naruszenia i podjęte działania.
7. Ochrony danych osobowych i przechowywania danych związanych ze zgłoszeniami.

Sankcje za niezgodność z przepisami

Za brak wdrożenia wymaganych procedur lub ich nieprawidłowe stosowanie, przewidziane są kary grzywny, ograniczenia wolności a nawet pozbawienia wolności do lat 3. Dlatego tak ważne jest, aby każda firma jak najszybciej dostosowała swoje wewnętrzne regulacje do nowych wymogów.

Jak możemy Ci pomóc?

Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie dostosowania się do nowych przepisów o ochronie sygnalistów. Oferujemy:

• Opracowanie i wdrożenie wymaganych procedur;
• Przygotowanie dokumentów i polityk ochrony sygnalistów;
• Szkolenia dla kadry zarządzającej i pracowników;
• Reprezentację podczas kontroli oraz bieżące doradztwo prawne.

Podsumowanie

Nowe przepisy wprowadzają szereg wyzwań, ale także możliwości poprawy transparentności i zgodności w organizacjach. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać profesjonalne wsparcie i zabezpieczyć swoją firmę.